COMMENT GÉRER LES ACTIVITÉS DE VOTRE ÉQUIPE DE TRAVAIL PENDANT LE CONFINEMENT

14/04/2020 Après quelques jours de confinement, les premiers outils de télétravail ont été plus ou moins installés. Tous les problèmes techniques ont été résolus, ou sont au moins en voie d’être résolus, et une certaine étiquette a progressivement été respectée; y compris, appel vidéo uniquement si nécessaire, désactivez le microphone lorsque vous ne parlez pas, partagez des documents, utilisez la messagerie instantanée. Bien que ces adaptations aient été essentielles, elles ne sont pas suffisantes pour gérer efficacement une équipe.

En tant que consultants, nous sommes habitués à travailler à distance, avec des équipes qui varient parfois en fonction de la mission ou du projet, et qui peuvent même évoluer en cours de route. Cependant, comme c’est le cas pour de nombreux professionnels, nous n’avons jamais connu un changement aussi rapide de nos méthodes de travail quotidiennes qu’aujourd’hui.

Que se passerait-il si cette période de confinement servait réellement à améliorer encore nos pratiques de gestion? Comment gérer ce «nouveau rythme de travail» face aux délais reportés, à l’incertitude des projets et aux horaires d’équipe invariables?

 

 

PERSONNALISEZ VOTRE APPROCHE

Le confinement et la situation de santé actuelle peuvent générer du stress et de l’inconfort: consultez fréquemment et individuellement les membres de votre équipe. Après tout, une équipe est la somme d’individus… qui sont plus éloignés que jamais auparavant. Parlez de vous, de votre situation de manager et aussi de personne.

 

 

PARTAGEZ LES PROGRÈS ET LA RESPONSABILITÉ

Plus encore qu’auparavant, l’équipe de structure travaille collectivement, identifie les tâches, les portées et les délais. Partagez les documents de référence et les mises à jour de progression. Un point de mire: les règles et les responsabilités en matière de confinement ne sont pas les mêmes pour tout le monde.

Certaines personnes sont seules, d’autres peuvent avoir des enfants ou des proches à charge et peuvent être dans une situation difficile. Vos employés doivent les aider. Selon leur rôle, certains membres de l’équipe peuvent même être sollicités pendant une période du plan de continuité d’activité.

Par conséquent, il est essentiel de répartir les tâches en tenant compte de ces contraintes, avec autant d’équité et de respect pour chacun que possible et en organisant des plans de sauvegarde et en donnant un coup de main. Partagez les progrès, les obstacles et les succès de votre équipe, qu’ils soient grands ou petits.

 

 

COMMUNICATIONS PAR ÉQUIPE DE DOCUMENTS

La qualité du réseau pouvant varier, la communication via certains outils peut être altérée au détriment des informations transmises. Ainsi, il est utile de documenter les plans de travail et les décisions sur des plateformes faciles d’accès pour toute l’équipe. Pendant les réunions, un participant peut prendre des minutes sur les principaux sujets abordés oralement et / ou par écrit via la messagerie instantanée, et partager ces notes car elles pourraient être utiles à d’autres ou à ceux qui étaient absents.

 

 

SOIS PATIENT

En raison du “nouveau rythme de travail” évoqué précédemment, les horaires de travail ne sont pas toujours synchronisés, par rapport à la période de confinement. Le temps de coordination est certainement plus long et plus formel que lors de simples conversations en face à face entre collègues. La charge de travail augmentera potentiellement, en particulier si les projets nécessitent la participation d’un grand nombre de contributeurs.

 

 

PRIORISEZ CE QUI EST IMPORTANT

Encore une fois, demandez à vous-même et à votre équipe de différencier ce qui est urgent et important de ce qui est secondaire. Avec l’aide de votre équipe, identifiez ce qui est essentiel et ce qui est essentiel.

 

 

 

 

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